2　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時の保護にも支障がないよう準備しておかなければならない。

2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、課場所室長(阪神水道企業団分課規程(平成18年管理規程第1号。以下「分課規程」という。)第2条に規定する課長、場長、所長及び室長をいう。以下同じ。)に対し、必要な措置を求めることができる。

3　課場所室長は、それぞれの課場センター所室(分課規程第1条に規定する課、場、センター、所及び室をいう。以下同じ。)における文書事務を総括する。

4　課場所室長は、それぞれの課場センター所室における文書事務の進行状況を常に把握できるようにしておかなければならない。

2　文書取扱主任は、課場センター所室の庶務を担当する係長又は主査(庶務を担当する係長又は主査が置かれていない課場センター所室にあっては、課場所室長が所属職員のうちから指定する者)をもって充てる。

3　文書取扱主任は、課場センター所室における次に掲げる事務を行うものとする。

4　場センター所(分課規程第1条に規定する場、センター及び所をいう。以下同じ。)の文書取扱主任は、前項各号に掲げる事務のほか、第30条の2第1項に規定する文書の収蔵、整理及び保存に関する事務を行うものとする。

2　文書管理主任は、係長及び主査をもって充てる。

3　文書管理主任は、担当事務に係る文書の整理及び保管に関する事務を行うものとする。

2　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が企業団の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

3　前項の場合においては、郵便切手差引簿にその旨を記入しなければならない。

2　特殊文書整理簿により受領した文書は、封筒に文書受付印を押し、番号を記入の上、封をしたまま課場センター所室に配付し、受領印を徴するものとする。

3　2以上の課場センター所室に関連する文書については、その最も関係の深い課場センター所室に配付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、刊行物、ポスター、あいさつ状、案内状その他軽易な文書については、同項に定める収受の手続を省略することができる。

3　到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係のある文書については、第1項の規定により取り扱うほか、当該文書の余白等に収受時刻を記載し、押印するものとする。

4　前条の規定により配付された文書でその課場センター所室の所管に属しないものは、理由(口頭又は文書)を付して総務課に返付するものとする。

5　庁内文書の収受の手続については、前各項の規定に準じて行うものとする。

2　文書の書き方及び書式例は、別に定めるところによる。

2　合議を受けたときは、速やかにこれを処理しなければならない。合議の事件に異議あるときは、所管課場所室長に協議し、その同意を得ないときは、上司の指示を受けなければならない。

3　前項により原案が変更又は否決されたときは、合議の課場センター所室又は水道技術管理者に通知しなければならない。

4　決裁後再度回付を要するときは、欄外その他の適当な箇所にその旨を明示しなければならない。

2　決裁済の文書で、庁内あてに発送する文書については、前項の規定に準じて行うものとする。

3　公印の使用については、阪神水道企業団公印規則(昭和35年規則第1号)の定めるところによる。ただし、庁内文書及び軽易な庁外文書については、公印の押印を省略することができる。

4　前項ただし書の規程により、公印の押印を省略する場合は、その旨を起案文書に表示した上で、回議して決裁を受け、発送する公文書の発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をするものとする。

2　総務課長は、前項の文書が、企業団議会の議決又は同意を得、若しくは報告を終えたときは、その旨を所管課場所室長に通知しなければならない。

2　総務課長は、監査委員から報告その他文書の提出があったときは、その旨を所管課場所室長に通知しなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により郵送文書の送付を受けたときは、文書発送簿に所要の事項を記入の上、料金後納郵便その他これに類する方法により発送するものとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手を使用して発送することができる。

3　前項ただし書の規定により発送するとき、その郵送に要する郵送料は、郵便切手差引簿にて処理しなければならない。

4　文書の郵送は、即日行うものとする。ただし、特別の事情がある場合はこの限りでない。

2　成冊をした文書は、必要に応じていつでも取り出し、用に供することができるよう整理して保管し、又は保存しなければならない。

2　文書の保存期間の基準は、次のとおりとする。

3　課場所室長は、前項の基準に基づきそれぞれの課場センター所室の文書の保存期間を定め、文書保存基準表を作成しなければならない。文書保存基準表は、毎年度1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うものとする。

4　課場所センター室長は、第2項の基準に係わらず、課場センター所室において常時使用する必要がある文書で保存期間を定めることが適当でない当該文書(以下「常用文書」という。)を常時利用することができる。ただし、前項に規定する文書保存基準表に常用文書として記載しなければならない。

5　課場所室長は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の7月末日までに、保存文書台帳及び保管庫等位置図を整理し、課場センター所室に備え置かなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、契約に関する文書の保存期間の起算は、当該契約に関する債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

2　前項に規定するもののほか、保存期間が満了した文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、課場所室長は、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

2　前項の規定による文書の移管を受けた課場所室長は、当該移管が適当であると認めるときは、移管文書を保存文書台帳に記載の上、保管しなければならない。

2　成冊後3年を経過していない文書、機密に属する文書及び常用文書その他特別の理由がある文書は、前項の規定によらないことができる。

3　前項の規定により本庁の課室において保管中の文書で、当該保管の必要がなくなり、かつ、保存期間が満了しないものは、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。

2　総務課長は、審査の結果不適当なものがあると認めるときは、本庁の課室長に対してその修正を求めることができる。

2　総務課長は、前項の規定により収蔵した文書の収蔵番号を本庁の課室長に通知し、本庁の課室長は、当該収蔵番号を保存文書台帳に記載するものとする。

3　収蔵文書は、整然と配架し、いつでも閲覧できるようにしておかなければならない。

4　総務課長は、保管中の収蔵文書について成冊後30年を経過したものは、当該保管の適否を審査し、適宜見直さなければならない。

2　第28条第2項及び第3項並びに前条第3項及び第4項の規定は、前項の規定による文書の収蔵について準用する。この場合において、第28条第2項中「前項の規定によらないこと」とあるのは「第30条の2第1項の規定によらないこと」と、同条第3項中「前項の規定により本庁の課室」とあるのは「第30条の2第2項の規定により準用する第28条第2項の規定により、場センター所の事務室」と、「総務課長に引き継ぐ」とあるのは「書庫に収蔵する」と、前条第4項中「総務課長は」とあるのは「場所長は」と、読み替えるものとする。

2　本庁収蔵文書の借覧期間は、1月以内とし、それ以上にわたる場合は、改めて収蔵文書貸出簿により前項の承認を得なければならない。

3　前項の期間中においても、総務課長は、必要があるときは返納を求めることができる。

4　借覧文書は、他に転貸してはならない。

2　前項の場合においては、総務課長は、事実を調査し収蔵文書台帳の整理を行わなければならない。

2　課場所室長は、その管理する文書で保存期間が満了したものを、保存文書廃棄簿により、毎年7月末までに、廃棄しなければならない。

3　機密に属する文書又は他に悪用のおそれがあると認められる文書を廃棄するときは、焼却、裁断その他これらに類する方法によらなければならない。

2　委員会は、課場所室長が管理する文書及び収蔵文書の保管又は保存状況を検査し、課場所室長に対する是正措置等の要請を行うほか、文書管理の改善その他文書事務の効率化に関して意見を述べることができる。

3　委員会は、企業長が任命する委員長及び委員若干人をもって組織する。

4　委員会の委員長及び委員の任期は任命された年度の3月31日までとする。ただし、再任を妨げない。

5　委員長は、総務部長又は総務部次長をもって充てる。

6　委員長は、会務を総理し、会議の議長となる。

7　委員長に事故があるときは、あらかじめ委員長の指名した委員が、その職務を代理する。

8　委員会の庶務は、総務部総務課において行う。

9　前各項に規定するもののほか、委員会の運営に関し必要な事項は、委員長が定める。

(施行期日)

1　この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(規程の廃止)

2　次に掲げる規程は、廃止する。

(経過規定)

3　この規程の施行前にした、阪神水道企業団文書保存規程及び阪神水道企業団文書取扱規程のそれぞれの規定による手続その他の行為は、この規程の規定によるものとみなす。

この規程は、平成17年1月1日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年10月8日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年4月1日から施行する。

(経過規定)

2　この規程の施行前にした、それぞれの規定による手続、その他の行為は、改正後の規定によるものとみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(経過規定)

2　この規程の施行前にした、それぞれの規定による手続、その他の行為は、改正後の規定によるものとみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(経過規定)

2　この規程の施行前にした、それぞれの規定による手続、その他の行為は、改正後の規定によるものとみなす。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、令和元年7月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。