(目的)

第1条　この規則は、個人情報の取扱いに関し、基本となる事項を定めるとともに、個人番号その他の特定個人情報の取扱いが安全かつ適正に行われるために必要な事項を定め、措置を講ずることにより、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(個人情報に関する取扱い)

第3条　個人情報及び特定個人情報の取得、利用、保存及び廃棄に当たっては、個人情報保護法、番号法その他の関係法令を遵守し、これを慎重に取り扱うとともに、当該関係法令により認められる場合を除き、利用目的の範囲を超えて利用し、又は正当な理由なく外部へ提供してはならない。

(特定個人情報統括責任者)

第4条　特定個人情報に関する一切の事項を掌理させるため、特定個人情報統括責任者を置く。

(特定個人情報利用等責任者等)

第5条　特定個人情報の利用、保存及び廃棄について管理させるため、特定個人情報利用等責任者を置く。

(個人番号取得責任者等)

第6条　個人番号の取得及び当該個人番号を含む特定個人情報の特定個人情報利用等担当主任への報告について管理させるため、個人番号取得責任者を置く。

(個人番号の取得の目的)

第7条　個人番号は、番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務であって、次の各号に掲げる事務(以下「個人番号関係事務」という。)を行うために利用するものとし、これ以外の事務に利用してはならない。

(個人番号の取得対象者)

第8条　個人番号は、次の各号に掲げる者(以下「個人番号取得対象者」という。)から取得するものとする。

(個人番号の取得を所管する課所)

第9条　個人番号取得対象者からの個人番号の取得については、次の各号に掲げる課所が所管するものとする。

(個人番号を取得する時期)

第10条　個人番号取得対象者からの個人番号の取得については、当該個人番号取得対象者の就任又は選任、採用、契約等がなされた後、速やかに行うものとする。

(個人番号を取得する方法)

第11条　第8条第1号及び第3号に規定する個人番号取得対象者から個人番号を取得する場合は、個人番号取得担当主任は、当該個人番号取得対象者又はその代理人であって身元の確かな者から、次の各号に掲げるいずれかのものの写し(以下「個人番号確認書類の写し」という。)の提出を受けなければならない。

第12条　第8条第2号に規定する個人番号取得対象者から個人番号を取得する場合は、個人番号確認書類の写しに代えて、第14条の規定により職員から提出される個人番号関係事務書類(個人番号関係事務において作成する書類をいう。以下同じ。)をもって、これを行うことができる。この場合、本人確認書類の写しの提出を受けることを要しない。

(特定個人情報利用等担当主任への報告)

第13条　個人番号取得担当主任は、第11条の規定により提出を受けた個人番号確認書類の写し及び本人確認書類の写し(以下「個人番号確認書類等の写し」という。)を封入の上、速やかに特定個人情報利用等担当主任に提出しなければならない。このとき、個人番号確認書類等の写しを複写し、並びに電磁的記録等により保存し、又は複製してはならない。

(職員からの個人番号関係事務書類の提出等)

第14条　個人番号関係事務において、職員から個人番号関係事務書類の提出を受ける必要がある場合は、特定個人情報利用等担当主任は、各職員に当該個人番号関係事務書類を封入させた上で、自ら提出させなければならない。

(個人番号の異動の確認等)

第15条　第8条第1号及び第3号に規定する個人番号取得対象者から取得した個人番号に異動があったことを知った場合は、当該個人番号取得対象者に係る個人番号取得担当主任は、速やかに第12条の規定に準じて異動後の個人番号を取得し、第13条の規定に準じて個人番号確認書類の写しを特定個人情報利用等担当主任に提出しなければならない。

(個人番号の取得等における安全管理措置)

第16条　個人番号取得責任者は、個人番号取得担当主任に個人番号取得対象者から個人番号を取得させるに当たっては、個人番号確認書類等の写しを机上に置いた状態での離席その他の特定個人情報の不適切な取扱いをさせてはならない。

(個人番号確認書類等の写しの保管)

第17条　特定個人情報利用等担当主任は、第13条の規定により提出を受けた個人番号確認書類等の写し及び第14条の規定により提出を受けた個人番号関係事務書類を総務部総務課内に設置する特定個人情報用保管庫に保管しなければならない。このとき、個人番号確認書類等の写しを複写し、並びに電磁的記録等により保存し、又は複製してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成及び保存)

第18条　特定個人情報利用等担当主任は、前条の規定により保管された個人番号確認書類の写し及び個人番号関係事務書類を用いて、人事給与システム内に特定個人情報ファイルを作成し、及び保存しなければならない。

(個人番号関係事務の執行)

第19条　特定個人情報利用等担当主任は、個人番号関係事務を行うに当たって、個人番号を利用する必要がある場合は、前条第1項の規定により作成された特定個人情報ファイルを用いるものとする。

(個人番号利用事務実施者への個人番号関係事務書類の提出)

第20条　個人番号関係事務において、個人番号利用事務実施者に対し個人番号関係事務書類を提出する場合は、次の各号に規定する事項を遵守しなければならない。

(個人番号取得対象者への個人番号関係事務書類の送付)

第21条　個人番号関係事務書類を個人番号取得対象者へ送付する場合は、特定個人情報利用等担当主任は、これを封入の上、当該個人番号取得対象者又は当該個人番号取得対象者に係る個人番号取得担当主任に送付しなければならない。

(特定個人情報の利用における安全管理措置)

第22条　特定個人情報利用等責任者は、特定個人情報が安全に利用されるために、次の各号に掲げる安全管理措置を講じなければならない。

(個人番号確認書類等の写し等の保存及び廃棄)

第23条　特定個人情報用保管庫に保管している個人番号確認書類等の写し及び個人番号関係事務書類については、個人番号関係事務が完了した後、速やかに本庁舎書庫内に設置する特定個人情報用保管庫に移動し、文書規程及び関係法令に基づき保存し、又は廃棄しなければならない。

(特定個人情報ファイルに含まれる個人番号の廃棄)

第24条　特定個人情報ファイルに含まれる個人番号については、個人番号取得対象者の辞職、辞任、退職又は契約期間の満了等により個人番号関係事務に利用されなくなった場合は、速やかに削除しなければならない。

(個人番号確認書類等の写し等の保存及び廃棄における安全管理措置)

第25条　特定個人情報利用等責任者は、個人番号確認書類等の写し、個人情報関係書類及び特定個人情報ファイルが安全に保存及び廃棄されるために、次の各号に掲げる安全管理措置を講じなければならない。

(業務システム等の保守を委託する場合の措置)

第26条　人事給与システム及び庶務事務システム等の特定個人情報その他の個人情報を取り扱う業務システム並びに情報処理システム等の更新及び修繕を委託により行う場合は、情報セキュリティポリシーの定めるところにより、当該更新及び修繕の受託者に対し、受託した業務において知り得た事項について守秘義務を遵守させるとともに、特定個人情報その他の個人情報の漏えい等を防止する措置を講じさせなければならない。

(特定個人情報の漏えいが生じた場合)

第27条　特定個人情報が漏えいした場合又はそのおそれのある場合は、特定個人情報統括責任者は、直ちに被害拡大を防止する措置を講じるとともに、特定個人情報利用等責任者、特定個人情報利用等担当主任、特定個人情報利用等担当者、漏えいした特定個人情報に係る個人番号取得対象者の個人番号取得責任者及び個人番号取得担当主任その他の関係者から事情聴取する等の調査を実施し、その結果を企業長に報告しなければならない。この場合において、特定個人情報保護委員会(番号法第36条に規定するものをいう。)その他の機関に、必要な報告及び資料の提供等を併せて行わなければならない。

(その他)

第28条　この規則に定めるもののほか、個人情報及び特定個人情報の取扱いについて必要な事項は、企業長が別に定める。